Мероприятие для банка и страховой: регламент и безопасность

Корпоратив для банка или страховой компании требует более точной организации, чем обычное праздничное событие. Помимо программы и площадки, заранее продумывают списки гостей, порядок доступа, работу подрядчиков, размещение оборудования, фото- и видеосъёмку и действия команды при изменении сценария.

Особенно внимательно проектируют закрытое мероприятие в финансовой сфере, где среди гостей могут быть руководители, партнёры, VIP-клиенты и сотрудники разных подразделений.

Если задача преимущественно праздничная, подробнее — организация корпоративов. Для встреч с деловой программой, партнёрами и приглашёнными гостями — деловые мероприятия.

Чем мероприятие финансовой компании отличается от обычного корпоратива

Главное отличие — более строгий контроль процессов. Для банка или страховой компании недостаточно подобрать красивую площадку и программу: нужно заранее определить, кто получает доступ к событию, какие подрядчики работают на объекте и какие материалы можно использовать публично.

До начала подготовки желательно согласовать:

• категории гостей;
• формат приглашений;
• правила регистрации;
• требования службы безопасности;
• порядок допуска подрядчиков;
• фото- и видеосъёмку;
• доступ в служебные помещения;
• работу с персональными данными;
• требования площадки;
• порядок действий при внештатной ситуации.

Конкретный регламент всегда зависит от внутренних требований компании и выбранной площадки.

Закрытое мероприятие для финансовой компании

Закрытое мероприятие в финансовой сфере предполагает контролируемый список участников и ограниченный доступ на площадку. Особенно это важно, если среди гостей есть топ-менеджеры, крупные клиенты или партнёры компании.

Регистрация может быть организована по:

• именным спискам;
• персональным приглашениям;
• QR-кодам;
• электронным билетам;
• предварительной аккредитации.

Для крупного события лучше заранее разделить общий поток гостей и VIP-аудиторию.

Важно также определить, можно ли гостю привести сопровождающего и как в таком случае подтверждается его участие.

Корпоратив для банка: как построить программу

Корпоратив для банка может оставаться полноценным праздничным событием, но официальная часть обычно требует более чёткого регламента.

В программу можно включить:

• welcome;
• обращение руководства;
• короткий блок итогов;
• награждение сотрудников;
• ужин;
• музыкальную программу;
• выступление артистов;
• свободное общение.

Не стоит превращать вечер в продолжительное рабочее совещание. Даже если необходимо подвести итоги года, официальный контент лучше распределить небольшими блоками.

Подробнее о праздничной части — на странице организации корпоративов Shapoval Events.

Мероприятие для страховой компании

Для страховой компании формат зависит от аудитории. Событие может быть внутренним корпоративом, партнёрским вечером, встречей агентов или деловым мероприятием для крупных клиентов.

Если присутствуют внешние гости, особенно важно заранее разделить внутреннюю и публичную информацию.

Например, не весь контент, подходящий для сотрудников, необходимо выводить на экран перед партнёрами или клиентами.

Поэтому сценарий желательно согласовывать не только с event-командой, но и с ответственными представителями компании.

Требования безопасности на корпоративе

Требования безопасности корпоратива определяются площадкой, количеством участников, форматом программы и внутренними правилами заказчика.

До мероприятия необходимо проверить:

• входы и выходы;
• пути эвакуации;
• допустимую вместимость;
• расположение сцены;
• монтаж оборудования;
• кабельные линии;
• временные конструкции;
• доступ в технические помещения;
• работу охраны;
• медицинское сопровождение, если оно требуется форматом или масштабом события.

Event-команда должна знать, кто со стороны площадки отвечает за безопасность и кому передаётся информация при возникновении проблемы.

Как организовать доступ гостей

Входная группа — одна из самых чувствительных точек закрытого события.

Если одновременно приезжают несколько сотен участников, одна стойка регистрации быстро создаст очередь.

Перед мероприятием рассчитывают:

1. количество гостей;
2. ожидаемое время их приезда;
3. число регистрационных стоек;
4. отдельный проход для VIP;
5. работу гардероба;
6. проверку приглашений;
7. действия при отсутствии человека в списке.

У сотрудников регистрации должен быть понятный алгоритм спорных ситуаций. Решать каждый вопрос звонком руководителю проекта — плохой сценарий для большого события.

Что делать с подрядчиками

Технические специалисты, артисты, фотографы, кейтеринг и декораторы также получают доступ на площадку, поэтому их список желательно сформировать заранее.

Для подрядчиков можно определить:

• время въезда;
• место разгрузки;
• монтажные окна;
• служебный вход;
• бейджи или пропуска;
• разрешённые зоны;
• контакт ответственного координатора.

На площадке с усиленным режимом доступа может потребоваться предварительное предоставление данных сотрудников подрядчика. Такие условия необходимо уточнять до заключения договорённостей с площадкой и командой.

Конфиденциальность и фото на мероприятии

Для финансовой компании вопрос съёмки лучше решить до события.

Необходимо определить:

• можно ли фотографировать всех гостей;
• какие зоны разрешены для съёмки;
• можно ли публиковать фотографии;
• допустима ли трансляция;
• какие презентации нельзя снимать;
• какие материалы можно размещать в социальных сетях.

Особенно это важно на мероприятиях с продуктовой, финансовой или партнёрской информацией.

Фотограф и видеограф должны знать ограничения до начала работы, а не после появления готового материала.

Как работать с презентациями и экранами

На деловом мероприятии экран может содержать не только декоративную графику, но и рабочие материалы.

До события стоит разделить:

• публичный контент;
• внутренние презентации;
• материалы только для определённых участников;
• ролики и заставки для общей программы.

Все файлы желательно собрать заранее на одном техническом носителе и подготовить резервную копию.

Не стоит открывать рабочую почту, корпоративные папки или мессенджеры непосредственно с компьютера, изображение которого выводится на большой экран.

Как устроить VIP-зону

Если на мероприятии присутствуют руководители банка, крупные клиенты или стратегические партнёры, для них может потребоваться отдельная зона.

Это не обязательно полностью закрытая комната.

Иногда достаточно предусмотреть:

• отдельную регистрацию;
• зарезервированные места;
• lounge-зону;
• отдельную переговорную;
• персонального координатора;
• удобный маршрут до сцены.

Главное — чтобы специальные условия не нарушали общий сценарий и не создавали хаоса для других гостей.

Площадка для закрытого мероприятия

Площадку стоит оценивать не только по интерьеру.

Для финансовой компании важны:

• возможность контролировать вход;
• отсутствие постороннего потока;
• изолированные пространства;
• backstage;
• технические помещения;
• отдельная зона регистрации;
• парковка;
• подъезд транспорта;
• возможность организовать охрану;
• стабильная техническая инфраструктура.

Если в одном здании одновременно проходят несколько мероприятий, необходимо понимать, насколько хорошо разделены потоки гостей.

Как составить регламент мероприятия

Регламент — это рабочий документ команды, а не формальность для заказчика.

В нём фиксируют:

• время монтажа;
• прибытие подрядчиков;
• открытие регистрации;
• приезд VIP;
• начало программы;
• выступления;
• награждение;
• работу артистов;
• технические переходы;
• окончание программы;
• демонтаж.

Для ключевых действий также назначается ответственный.

Если программа меняется, команда должна получить обновлённую версию регламента, а не несколько вариантов документа в разных чатах.

Кто должен согласовать сценарий

Для обычного корпоратива часто достаточно event-отдела и руководителя проекта.

Для банка или страховой компании круг согласования может быть шире.

В зависимости от содержания события к процессу могут подключаться:

• HR;
• маркетинг;
• PR;
• служба безопасности;
• административный отдел;
• руководство;
• юридическая или комплаенс-функция компании.

Не обязательно согласовывать с каждым подразделением весь сценарий. Лучше заранее определить, за какую часть отвечает каждый участник процесса.

Что делать при изменении программы

На закрытом событии импровизация должна иметь пределы.

Заранее полезно подготовить сценарии на случай:

• опоздания руководителя;
• задержки артиста;
• технического сбоя;
• увеличения времени регистрации;
• изменения состава гостей;
• отмены одного блока программы.

В регламенте можно определить, какие части сокращаются первыми и кто принимает окончательное решение.

Так изменение одного выступления не разрушает тайминг всего вечера.

Типичные ошибки

При организации мероприятий для финансовых компаний проблемы часто возникают не из-за самой программы, а из-за несогласованных процессов.

Основные ошибки:

• список гостей обновляется в день события;
• у регистрации нет инструкции;
• подрядчики не внесены в списки доступа;
• съёмка начинается без согласованных ограничений;
• VIP-гости идут через общую очередь;
• технический персонал не знает внутренних правил площадки;
• конфиденциальные материалы остаются на общем экране;
• разные команды работают по разным версиям тайминга.

Большинство таких проблем можно убрать ещё на этапе подготовки.

Когда формат относится к деловому мероприятию

Если главная задача — переговоры, встреча партнёров, презентация продукта, профессиональная программа или взаимодействие с клиентами, событие ближе к деловому формату.

Тогда больше внимания уделяют:

• регистрации;
• спикерам;
• переговорным зонам;
• презентационному оборудованию;
• навигации;
• таймингу;
• работе с внешними гостями.

Подробнее такой формат раскрыт на странице деловых мероприятий Shapoval Events.

Когда нужен именно корпоратив

Если основная аудитория — сотрудники, а задача связана с итогами года, награждением, общением команды и праздничной программой, мероприятие правильнее строить как корпоратив.

В таком случае безопасность и регламент остаются важными, но программа может быть заметно свободнее.

Подробно — организация корпоративов в Москве.

FAQ

Чем корпоратив для банка отличается от обычного?

Обычно требуется более подробно согласовать списки гостей, доступ подрядчиков, съёмку, работу с презентационными материалами и внутренние требования компании. Конкретный регламент зависит от заказчика и площадки.

Как организовать закрытое мероприятие для финансовой компании?

Нужно заранее определить список гостей, формат приглашений, способ регистрации, правила доступа подрядчиков и ограничения по съёмке. Для VIP-аудитории может потребоваться отдельная регистрация и сопровождение.

Кто отвечает за безопасность на корпоративе?

Ответственность распределяется между площадкой, организатором, заказчиком, техническими подрядчиками и другими участниками в пределах их зон работы. Конкретные обязанности необходимо определить до мероприятия.

Можно ли фотографировать закрытое мероприятие?

Это зависит от правил компании и формата события. До начала съёмки стоит определить разрешённые зоны, категории гостей и материалы, которые можно фотографировать и публиковать.

Нужна ли отдельная регистрация для VIP?

Не всегда, но на крупном закрытом мероприятии отдельная стойка или координатор помогают избежать очередей и организовать прибытие ключевых гостей по согласованному сценарию.

Что должно быть в регламенте мероприятия?

В регламент включают монтаж, приезд подрядчиков, регистрацию, выступления, технические переходы, работу артистов, ключевые действия команды и демонтаж. Для каждого важного этапа желательно назначить ответственного.

FAQPage JSON-LD

Об авторе

Материал подготовлен командой Shapoval Events, которая занимается организацией мероприятий и частных событий в Москве. В рекомендациях учитываются особенности подбора площадок, логистики гостей, технического продакшна, декора и координации событий.